日程調整メールの「あるある」
お客様とメールで日程調整をする時に、こんな経験をしたことありませんか？
- 日程調整でメールの往復になり、やり取りがわずわらしい。
- 大事な予定もいつのまにか大量のメールの山に埋もれていた。
- 相手からの返信を待っている間に別の予定が入ってしまい、調整を重ねた。
商談の日程調整はいわばビジネスの基本の「き」。
けれど上記のような状況では、自分やお客様の大切な時間を奪うばかりか、見落としミスなどの大きな事故につながりかねません。
そこでHubSpotのミーティング機能を使えば、これら全てを解決することができるのです。
ミーティング機能のここが便利！3つのポイント
1. レストラン予約のようにお客様の方で自由に「予約」してもらう
忙しいあなたのスケジュールは刻々と変化します。余裕をもった予定を組まないと無理な日程表になったり、最悪ダブルブッキングになって相手にご迷惑をかけてしまうことも。
そんな中登場したHubSpotのミーティング機能は、まさに発想の転換と言えるものです。
自分の空いている時間をお客様に渡して、相手に希望日程を予約してもらう、つまりレストランの予約のように、あなたの時間を「自由に予約してもらう」ことを可能にします。
2. GoogleカレンダーやOffice365と連携することができる
このミーティング機能は、普段みなさんが自分の予定を管理するために利用しているGoogleカレンダーやOffice365などと連携できるところが大きなポイントです。お客様によって予約された時間はあなたのカレンダーに即時反映されますし、逆にあなたがカレンダーに予定を入れた瞬間に、その時間はお客様からは予約ができなくなるのです。
普段使っているツールを連携することで、カレンダーへの記入漏れや予定の見落とし、ダブルブッキングもなくなるというわけです。あちこちに入力しなくてもいいのはとても便利ですね。
3. 社内全体で共有ができる
得意先とのミーティングの予定は社内のメンバー間でも共有しておきたいものです。ミーティング機能を使えばHubSpot内でデータの一元管理ができるので、自分だけでなく社内全員がカレンダーを確認することができます。知らないうちに他のメンバーに予定を入れられてしまった！などの事故が起きるリスクがなくなります。
Hubspotのミーティング機能の使い方
それでは手順を解説していきましょう。とても簡単ですので数分で出来てしまいます。
①自分の空き時間をなるべく多めに設定しましょう
お客様に選んでいただく選択肢を増やすため、自分が空いている時間帯をカレンダー上でなるべく多めに設定します。
②初めての商談時には事前にフォームで質問をすることも
初めて接触するお客様に対しては、ミーティングをより良いものにするために、聞いておきたいことをあらかじめ聞いてしまいましょう。そのためのフォーム作成も簡単にできます。そこで得たデータはもちろんHubSpotのコンタクトデータに自動登録されるので社内との情報共有も完璧です。
③ミーティング場所などの詳細を設定しましょう
ミーティングを行う場所やミーティングの件名、内容などを入力していきましょう。
リマインドするメールも設定一つで送ることも可能です。
④お客様に作成したリンクを送りましょう
あとは作成したリンクをコピーして、メールで送るだけです。
⑤お客様に予約をしてもらいましょう
お客様が送られてきたリンクをクリックすると、下記のようなスケジュール表が立ち上がります。自分が設定した空いている時間帯の中で好きな時間をクリック一つで予定を入れることができます。メールよりも直感的で分かりやすいですよね。
その他にも重要な機能として
- 予定と予定の間隔（予備時間）をどれぐらいとるのか
- ミーティングを予約できるまでの最短時間は何日（時間）にするか
- 何週間先まで予約をすることができるか
などがいつでも変更でき、自分のワークスタイルに合わせたフレキシブルな設定が可能です。
もちろんHubSpotのコンタクト情報にすべての行動履歴が保存されますので、マーケティングオートメーションのスコアリングやCRMの営業記録としても便利なのは言うまでもありません。
生産性の低い作業にサヨウナラ。商談の成功に注力しましょう
いかがでしたか？
こちらが空いている時間帯を設定して、待っているだけでお客様の方で自由に予約を入れていただけるこの機能。もうスケジュール調整のメールに時間を取られ、やきもきする必要はありません。
営業マンであれば自分のメールに上記のリンクを貼っておくことで、いつでもミーティング予約を受け付けることも可能です。サービスの向上にもつながりますよね。
一歩先行く営業活動に、どんどん役立てていただきたいと思います。
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