お客様との商談や会議、出張などとにかく多忙なビジネスマンの皆さん。
企画書や見積もり作成を、移動時間や会議中になるべく効率的に進めたい・・。
そのための自分なりの工夫をされている方も多いのではないでしょうか？
そこで今回は、名古屋のWeb制作会社タービン・インタラクティブの営業女子である長谷川が実践する「チームで行う効率的なワークスタイル」についてご紹介させていただきます。ご参考になれば幸いです！
効率的なワークスタイルを目指すタービンでは、メールやファイルサーバのクラウド化とともに、マイクロソフト「Surface Pro 3」が導入されています。
社内外をアクティブに動き回る私たちにとって、仕事に欠かせない必須ツールに瞬く間になりました。その理由を1つずつ見ていきましょう。
提案資料をお客様にプレゼンするときはタブレットとしてスマートに使い、会議メモを取るときはノートPCとしてキーボード入力する、それは皆さんもご存知のとおりです。
ポイントは会社に戻った時。ドッキングステーションを活用することでデスクトップPCの代わりにもなり、デュアル大画面で業務の続きが可能になるのです。
もちろんデータはクラウド上にありますので、そのままスムーズに作業を再開できます。
状況に合わせて変化するこのSurface Proのおかげで、私たちの働き方は格段に自由になりました！
ノートPCを長時間持ち運ぶビジネスマンにとって、Surface ProのA4用紙とほぼ同じ大きさと約1cmの厚さは嬉しいところ。
500mlペットボトル2本分にも満たない重さなので、女性でも手軽に持てちゃいます。
ちなみにタイプカバーキーボードはコーポレートカラーと合わせて、当社ではビビットなレッドをチョイス。
商談や打ち合わせの席で、この鮮やかなSurface Proをサッと取り出すと、それがきっかけでお客様との会話が弾むなんてことも。
さりげなくタービンらしさを主張できるので、営業女子の"オシャレ心"をも満足させてくれるんです。
OneNoteは、WordやExcelのようなOfficeファミリーのひとつで、あらかじめ標準搭載されているデジタルノートアプリです。
WordやExcelが情報を加工してアウトプットするツールだとすれば、OneNoteは情報を集めるインプットのツールといえます。
キーボードからの文字入力はもちろん、ペンでの手書きや、録音して音声やビデオをメモと並行して記録することができ、再生時には、テキストやインクデータからそのときに録音した部分を再生させることもできるという優れもの。
例えば、お客さんとの打ち合わせではメモをとり、帰社した後の社内ブレスト会議では手書きでアイデアを書き出し、それをそのままお客さんにメールで共有し、すぐに見積もりにとりかかる、なんてことも実現でき、提案・交渉スピードのアップにつながるわけです。
例えば、「出展する展示会でお客さまに何を伝えるか」という会議シーンを想定しましょう。
OneNoteで書きなぐったり、誰かが口にしたアイデアをOneNoteやメモ帳に書き留めたりします。
パソコン1台ずつ持ち寄り、各々で使い、画面を見せ合ったりします。
ここで活躍するのがGoogleドキュメントとGoogleスプレッドシート。 クラウド上なのでメンバーと同時に編集して、ひとつのアイデアにまとめていきます。
今までなら、担当を割り振って後日提出にしていた業務も、この場で一度に進めることができます。
まとめた資料はGoogleドライブに保存してあるため、外出先からでもアクセスでき、思いついた時に更新。 お互いの作業の進捗状況もいつでもどこでも把握できますね。
いかがでしたでしょうか。
このようにうまくツールを使うことで、チームで考える速度を上げることや、会議で結論を出す時間を大幅に短縮することができ、無駄な工数を削減しつつ生産性を高めることが可能になるのです。
タービンではこれからも日々、実践しながら新しいワークスタイルにチャレンジしていきます！